A cikk eredeti verziója angolul jelent meg az IGTA e-Journal 2024-es őszi számában. Az alábbiakban a magyar fordítás olvasható, módosítva a magyar piaci sajátosságoknak megfelelően. Az IGTA e-folyóirat előző számában több cikk is kiemelte a digitalizáció, a folyamatok automatizálása és az adatok közvetlen feldolgozása (straight-through-processing) növekvő szerepét.
A folyamatok automatizálása és az adatok közvetlen feldolgozása az adatok szabványosításával, a vállalaton belüli adatsilók megszüntetésével és a harmadik felek integrációjának kezelésével kezdődik. Ez önmagában egy külön cikket érdemlő téma. Ebben a cikkben azonban arra koncentrálunk, hogy az e-számlázás és az azonnali fizetés, az ehhez kapcsolódó értéknövelt szolgáltatások, valamint az API alapú banki szolgáltatások együttesen hogyan teremtenek értéket a treasury terület és a pénzügyi vezetők számára.
Mi az e-számlázás?
Az e-számlázás az a kötelezettség, hogy a számlák vagy számlaadatok cseréje előre meghatározott formátumban, adott esetben akár az adóhatósági platformon keresztül, elektronikusan történjék a vállalatok között. Az e-számlát strukturált elektronikus adatformátumban állítják ki és küldik el, ami lehetővé teszi a befogadó oldalon is a számlaadatok automatizált és elektronikus feldolgozását. Az e-számlázási kötelezettség bevezetése egységes formátumú digitális számlaadatok rendelkezésre állását eredményezi, ami kulcsfontosságú az adatok automatizálható feldolgozásához és az integrációs költségek csökkentéséhez.
Az e-számlázás bevezetésének ütemterve Európában
Az EU-szintű e-számlázási kötelezettség 2030. július 1-jén lép hatályba. Ettől az időponttól kezdve az alapértelmezett számlázási mód elektronikus lesz, és az e-számlák befogadása is kötelezővé válik. Az egyes országok eltérő határidőket szabnak a hazai megfeleléshez, amelyek megelőzik az EU-szintű kötelezettséget. Olaszország, Románia és Portugália már bevezette az e-számlázást, más országok (Németország, Spanyolország, Szlovákia) 2025-ben követik őket, míg például Franciaországban és Lengyelországban a kötelezettség 2026-tól lép életbe. Magyarországon a számlákkal kapcsolatos adóhatósági adatszolgáltatás már 2020 óta teljeskörűen kiterjed a vállalati körre, azonban az EU-konform e-számlázási szabályozás csak később lép életbe: első körben 2025 július 1-től a villamosenergia- és gázszolgáltatók kizárólag elektronikus számlát állítanak ki a vállalkozások számára. Sok vállalat már elkezdte használni a NAV-os adatokat a könyvelésben, azonban a vállalatok közötti standardizált számla-adatcsere és e-számlák kiállítása és befogadása még nem általános gyakorlat.
Az országok jellemzően fokozatosan vezetik be az e-számlázási kötelezettséget, amely elegendő felkészülési időt biztosít a vállalatoknak az informatikai rendszereik megfelelőségének előkészítéséhez. Az e-számlázás egyes országokon belüli bevezetése azt jelenti, hogy először a belföldi számlák lesznek elérhetők elektronikus formátumban, majd 2030-tól a határon átnyúló számlák is elérhetők lesznek a szabványos formátumban. A belföldi megfelelésről az EU-szintű megfelelésre való áttérés nem lesz radikális változás, mivel sok ország az EU-szabványokat veszi alapul a belföldi szabályozás bevezetésekor.
Miért fontos az e-számlázás témája a pénzügyi vezetők számára?
Az e-számlázás önmagában 60-80%-os hatékonyságnövekedést eredményezhet a papír alapú vevő- és szállítószámla-kezelési folyamatokhoz képest. Az e-számlák néhány előnye:
- Az e-számlázás lerövidíti a számlák kézbesítési idejét és a befogadást az ügyfél oldalán
- A számlák digitális feldolgozása sokkal gyorsabb lesz
- Csökken a számlák feldolgozásával kapcsolatos hibák száma és javul az adatok minősége
- Lehetővé válik a beszedési és fizetési folyamatok automatizálása
- Csökkennek a fizetési emlékeztetők és a vitás ügyek kezelésének költségei
A fenti előnyök nem csak a vevő- és szállítószámlák feldolgozására lesznek hatással, hanem a vállalat működőtőke-helyzetére is. Ha a számlák kézbesítésének és a beszedéseknek a gyorsasága nő, akkor lehetővé válik a pénzeszközök hatékonyabb allokálása vagy a finanszírozási költségek csökkenése a jobb működőtőke menedzsmentnek köszönhetően.
A jobb fizetési feltételek vonzóak a beszállítók számára: például a rövidebb fizetési határidők biztosításával, vagy rugalmas beépített számlafinanszírozási konstrukciókkal a vállalatok mélyebb kapcsolatokat építhetnek ki a beszállítóikkal azokban az iparágakban ahol a beszállítói lánc stabilitása fontos.
A valós idejű fizetések és az API alapú bankolás jelentősége
A magyarországi 2020-as bevezetés után 2025-ben az azonnali fizetések kötelezővé válnak az euró/SEPA övezetben is: 2025. január 9-től a bankoknak kötelező az azonnali átutalások fogadása euróban, 2025. október 9-től pedig az azonnali átutalások küldése euróban, amely Európa-szerte meggyorsítja a fizetési műveleteket.
Az azonnali fizetések kötelezővé válásával a hozzáadott értékű szolgáltatások (például a fizetési kérelem, vagy a QR-kódos fizetés) megváltoztatják a vállalkozások és a fogyasztók fizetési gyakorlatát és szokásait, és új automatizálási lehetőségeket teremtenek a vállalatok számára.
Az azonnali fizetésekre vonatkozó szabályozással párhuzamosan a bankok API-k (alkalmazásprogramozási interfészek) segítségével kezdték el közvetlenül is (tehát nem harmadik feles szolgáltatón keresztül) kiszolgálni vállalati ügyfeleiket, ami a bankok és a vállalatok közötti adatcsere következő generációs módszere. Ez az új adatcsere-módszer lehetővé teszi az azonnali fizetések és hozzáadott értékű szolgáltatások által nyújtott előnyök kihasználását és zökkenőmentes, valós idejű és eseményvezérelt adatcserét tesz lehetővé a bankok és a vállalatok között.
Az API-k tranzakciós adatok letöltésére és a valós idejű fizetésekre való együttes használata szintén azt jelenti, hogy a vállalatok beszedési és fizetési folyamatai gyorsabbá válnak és automatizálhatók. A fizetési adatok valós időben elérhetők lesznek, ami bizonyos iparágakban, például az e-kereskedelemben kiemelten fontos.
Milyen szinergiák keletkeznek az e-számlázás és az azonnali fizetések együttes alkalmazásával?
Az e-számlázás és az azonnali fizetés vállalaton belüli megvalósítása miatt a vállalati ERP-rendszerek fejlesztése szükséges. A fejlesztések során célszerű az e-számlázás és a fizetések ISO20022-es adatstandardjait alkalmazni, mivel ez számos előnnyel jár: mind az e-számlázás, mind az ISO20022 szabványai lehetővé teszik az adatok gazdagítását és az adatok hivatkozásainak beágyazását az automatizálás érdekében. Vegyünk egy példát: a fizetési kérelem vagy QR kódos fizetés a számlaadatok bizonyos mezőit használva generálódik: használja például a vevő és szállító nevét, bankszámlaszámát, a számla összegét, a számla hivatkozási számát és a számla pénznemét. Ha a számlázás és a fizetések adatmezői szabványosítottak, és az adatmezők jelentése minden számlákat és fizetéseket kezelő informatikai rendszerben azonos, akkor könnyebbé (és olcsóbbá) válik a rendszerek és adatstruktúrák kezelése, és lehetővé válik az vevői és szállítói számlák kezelésének, illetve a fizetési tranzakciókkal történő összepontozásának automatizálása.
A szabványosított adatstruktúrák használata megkönnyíti a riportok elkészítését is, mivel az adatcsere és az adatok konszolidálása a vállalati részlegek vagy tagvállalatok között kevesebb erőfeszítést igényel, akkor is, ha különböző rendszereket használnak. Ez pedig hozzájárul a pénzügyi vezetők jobb és gyorsabb döntéshozatalához.
A szabványok alkalmazása rendkívül fontos a realizált érték maximalizálása szempontjából.
Következtetés
Az e-számlázás, a vevő és szállítói számlák kezelése és a fizetés csak egy kis részét képezik a pénzügyi ellátási láncnak és a kapcsolódó pénzügyi adminisztrációs folyamatoknak, de jó kiindulási pontot jelentenek az új szabványok és technológiák bevezetéséhez, mivel az e-számlázás kötelezővé válik, és a bankok által nyújtott azonnali fizetési és API alapú szolgáltatások szolgáltatások a mindennapjaink részévé válnak.
Az adatok szabványosításának és konszolidációjának ereje a hatékonyság növekedésében, a működőtőke-gazdálkodás javulásában, valamint a döntéshozatalhoz szükséges adatok jobb minőségében és valósidejűségében fog megnyilvánulni.
Az e-számlázás és az azonnali fizetési szolgáltatások vállalaton belüli megvalósítása sokkal több haszonnal jár, mint csupán a szabályozásnak történő megfelelés.
Ezen szabályozásokhoz kapcsolódó szabványok használatával a pénzügyi vezetők:
- javíthatják a pénzügyi adminisztrációs folyamatok működési hatékonyságát és a működőtőtőke-gazdálkodást,
- kedvezőbb fizetési feltételek révén szorosabb kapcsolatokat építhetnek ki a beszállítóikkal,
- a rendszereket úgy alakíthatják, hogy kihasználhassák a technológia jövőbeli fejlődését.
Az e-számlázás és az azonnali fizetések bevezetésével szerzett tapasztalatok más kihívásokra is alkalmazhatók, mivel ez a pénzügyi adminisztráció szélesebb körű digitális átalakulásának kezdete. Az e-számlázás és az azonnali fizetések implementációjával jó alkalom nyílik arra, hogy ne csak a megfeleléshez szükséges minimális erőfeszítéseket tegyük meg, hanem kiaknázzuk ezeknek az innovációknak a teljes potenciálját, megteremtve ezzel az alapot a pénzügyi adminisztrációs folyamatok szélesebb körű digitális átalakulásához.
Kauzli Katalin, a Partner HUB Zrt társalapítója
A Partner HUB egy technológiai szolgáltató, amely bankok és vállalkozások számára e-számlázási és digitális számlamenedzsment megoldásokat fejleszt, valamint egyablakos kapcsolatot teremt a vállalati banki API-k és a vállalkozások között l www.partnerhub.hu
